Att driva projekt för ett samhälle med minskad klimatpåverkan från transporter

Så här använder du guiden

Guiden www.hållbarförändring.se är tänkt som ett stöd för dig som arbetar i projektform med minskad klimatpåverkan från samhällets transporter som mål. Guiden vänder sig särskilt till dig som arbetar på lokal och regional nivå. I guiden betraktas ett projekt som en resa genom olika faser. För varje fas erbjuder guiden konkreta tips, men även en möjlighet att klicka sig vidare till mer fördjupande texter. Fördjupningssidorna innehåller också länkar och boktips där man kan botanisera vidare och lära sig ännu mer om utvalda ämnen.

Före projektstart

Med ett grundligt förarbete skapas förutsättningar för ett framgångsrikt projekt som når sina mål. Effekten blir hållbarare transporter med minskad klimatpåverkan. Några nyckelord för uppstartsfasen är problemformulering, förändringsteori och förankringsdialog.

Lossa handbromsen

Är du säker på att ett projekt är rätt väg för att hantera problemet? Frågan kanske passar bättre i den ordinarie verksamheten? 

Rulla igång

Om du planerar att dra igång ett  större projekt med fokus på hållbara transporter bör du inleda med en förstudie. I förstudien  undersöker  du projektets förutsättningar och prövar frågeställningar. Gör en noggrann analys av förstudien och planera projektet utifrån de slutsatser som kan dras. Undvik fällan att slentrianmässigt hänvisa till en tillgänglig förstudie där helt andra frågeställningar undersökts. Detta är dessvärre vanligare än man kan tro. Använd också arbetet med förstudien till att bygga upp kontakter med målgrupper och intressenter som t.ex. åkerier, drivmedelsleverantörer, bussbolag och logistikbolag. Även i vår digitala tidsålder är ett stort personligt kontaktnät och goda relationer en nyckel till ett framgångsrikt projekt

Vart är du på väg?

Mycket är redan vunnet om projektets mål och delmål är noggrant och tydligt formulerade. Målen ska också vara realistiska och gärna mätbara, som t.ex. antalet snabbladdningsstationer, mängden drivmedelsförbrukning eller antalet passagerare i kollektivtrafiken. Men var inte feg, målen ska visa att projektets ambition är verklig förändring. Tänk på att det är mot dessa mål man sedan kommer att utvärdera projektet och bedöma dess framgång och relevans. Kontrollera målformuleringarna och visualisera hur målen kan uppfyllas. Skriv om tills du får en tydlig bild av vad det innebär att målen nås.

Samåk från starten

Involvera gärna målgrupp och intressenter redan när projektet är på planeringsstadiet och ansökan om projektfinansiering håller på att skrivas. När ansökan tas fram i en gemensam process ökar chanserna att projektet blir angeläget och når bestående effekter. Om exempelvis projektet handlar om  att utveckla en parkeringsstrategi, kan projektet planeras vid workshopar dit näringsliv och privatpersoner bjuds in. 

Glöm inte kartan

Medan du planerar projektet bör du lägga ner ordentligt med tid på att identifiera olika offentliga planer och strategier, som klimat- och energistrategier, regionala utvecklingsstrategier, trafikplaner, drivmedelsstrategier, näringslivsplaner etc. Projektet får gärna ta avstamp i dessa dokument. Det kommer att underlätta för möjligheterna att erhålla finansiering, prioritet och bestående effekter.

Är batteriet laddat?

Du behöver förstås utforma projektets budget så att projektmålen kan nås inom utsatt tid. När budgeten planeras ska man komma ihåg att förändring på transportområdet tar tid och kräver resurser. Underskattta inte behoven för det handlar ofta om  en lång resa som kräver både tålamod  och pengar. Snåla inte på kostnaderna för kommunikation i projektbudgeten. Förändring kräver uthållig kommunikation i många olika former. Inkludera också tillräckliga resurser för projektekonomiskt stöd i budgeten. Glöm inte att heller ta stöd av ekonomer inom din organisation när budgeten planeras. 

Växla upp

Genom att samverka med andra organisationer som arbetar med hållbara transporter, som  exempelvis energikontoren runt om i Sverige, kan projektet få tillgång till ökade resurser som fler kompetenser och större kontaktnät. Då kan man höja ambitionsnivån i projektet och sätta modigare mål. Men underskatta inte problemen som kan uppstå när projektmedarbetare från olika organisationer ska arbeta tillsammans. Det kan ta tid att hitta framgångsrika arbetssätt och vägar för kommunikation. Det finns också en risk att det skapas öar med mer eller mindre separata projekt inom varje organisation. Men är man medveten om problemen som kan uppstå och är beredd att lägga ner tid och energi på att hitta lösningar finns mycket att tjäna genom de ökade resurserna som tillförs till projektet genom samverkan.

Läs mer

Uppstart

Vid projektets uppstartsfas sätts ramarna för genomförandet. Nu gäller det att utveckla vägar och metoder för kommunikation både utåt mot projektets målgrupper och intressenter samt inåt mellan projektets medarbetare. Ta plats och använd alla möjligheter att beskriva projektets syfte och mål. Låt alla veta att projektet är viktigt och angeläget för att vi ska minska klimatpåverkan från våra transporter.

Var finns reskamraterna?

Ibland känner man sig ensam. Var finns eldsjälarna? Hur hittar jag någon som är  intresserad och vill stötta och arbeta med projektets frågor hos målgrupper och intressenter? Hur når jag ut med projektet till åkeribranschen, energibolag, drivmedelsleverantörer, kommunen eller regionen? Ett förslag är att bjuda in till en workshop eller ett seminarium med projektets frågeställning i fokus. Var inte blyg utan sikta gärna högt i hierarkierna. Förändring kräver förankring hos personer med tillräckligt mandat och inflytande både bland målgrupp och intressenter. 

Kan en väg leda till flera mål?

Under ett projekt  kan man hamna i svackor när målgruppen tappat intresset och undviker att svara på dina mejl och telefonsamtal.  Även om minskad klimatpåverkan från transporter ska ligga högt på agendan finns det alltid en konkurrens från andra frågor som också behöver sin uppmärksamhet. Ett tips är att peka på att projektet medför fördelar och vinster  hos målgruppen ur flera perspektiv. Exempelvis kan en uppdaterad mötes- och resepolicy bidra både till att klimatmålen nås och att de anställda  får en bättre hälsa genom fler promenader och ett ökat cyklande. Det är också mycket vunnet om man kan visa att projektet innebär ekonomiska fördelar, t.ex. genom en förbättrad uppföljning av fordonsanvändning eller drivmedelsförbrukning. 

Fungerar strålkastarna?

Du kan nog inte kommunicera för mycket om ditt projekt. Men tänk gärna efter så att kommunikationen riktas rätt. Analysera tidigt kommunikationens mål, vilka målgrupper som är viktigast att kommunicera med och hur man når ut till dessa på ett effektivt sätt. Passar det bäst med ett regelbundet nyhetsbrev, eller bör man istället lägga allt krut på sociala medier som linkedin eller Instagram? Att ta fram en kommunikationsplan  kan vara ett bra sätt att analysera hur man bör rikta sin kommunikation och vilka kanaler som passar bäst.

Polera lacken

Om projektet ska löpa under en längre tid är det en bra idé att ta fram en logotyp och grafisk profil. Det ger  projektet en egen visuell identitet. Kommunikationen blir då både tydligare och enklare såväl inom projektgruppen som utåt mot intressenter och målgrupp.

Anpassa farten efter väglaget

Då och då bör du analysera projektets omvärld och intressenter tillsammans med andra kloka människor som kan bidra med olika kompetenser och erfarenheter. Ett hjälpmedel för intressentanalysen är Mendelows matris som kan användas för att dela in olika intressenter i ett projekt utifrån deras inflytande och intresse i projektet. Sträva också efter att skapa en sann bild om målgruppens motiv för att delta i ett projekt om hållbara transporter. Oftast handlar det förstås om en uppriktig ambition att bidra till att klimatmålen nås. Men ibland kan även andra motiv finnas i bakgrunden, som en möjlighet till ökade ekonomiska resurser till den egna organisationen. 

Ta hand om varandra – glöm inte cykelhjälm och bilbälte

Öppna och ärliga relationer mellan medarbetarna i projektet är ofta helt avgörande för att nå resultat och hållbar förändring. Medlemmarna i projektgruppen kan också ha olika förutsättningar att arbeta med projektet beroende på vilken organisation man tillhör. Det är viktigt att redan vid projektets uppstart tydliggöra skillnaderna mellan att jobba i en projektstyrd och en icke projektstyrd organisation.  Vanligen är projektdeltagarna från en projektstyrd organisation mer styrda att arbeta i projektet endast under de timmar som finns fastlagda i budgeten. Medan de som kommer från en organisation som inte är projektstyrd kan agera något friare.

Radera inte GPS inställningarna

Inom många organisationer är det vanligt att projektansökan skrivs av en medarbetare, medan projektledningen sedan utförs av en annan person som varken intierat projektet eller skrivit ansökan. Denna överlämning mellan ansökan och aktivitet är en vanlig fallgrop där framgången för många projekt utsätts för en stor risk.  Här måste man vara väldigt noga med att projektledaren ges en klar och tydlig bild om projektets organisation, syfte, mål och planerade aktiviteter. Särskilt viktigt är det att projektledaren ges full insyn kring hur projektet förankrats bland målgrupp och intressenter.

Undvik pyspunka

Sätt dig noga in i projektfinansiärernas krav och förväntningar när det gäller redovisningar av aktiviteter och ekonomi. Upprätthåll god kännedom om projektets ekonomi, t.ex. genom regelbundna avstämningar med utvald projektekonom inom din organisation.  Var noggrann med att alltid visa och berätta vilka organisationer som finansierar projektet. Dessutom kräver vissa projektfinansiärer  att deras logotyper ska finnas med på allt fysiskt och digitalt material som projektet producerar. Vid workshopar och andra event är det ofta viktigt samla in deltagarlistor med deltagarnas underskrifter för att undvika bekymmer med ersättning av kostnader. Upprätta alltid agendor eller program för möten som genererar kostnader för projektet. 

Läs mer

Genomförande

Nu är det viktigt att hålla full koll på projektmålen. Aktiviteterna som genomförs ska ju på ett logiskt sätt leda mot att målen nås. Det kan vara lätt att gå vilse och hitta på intressanta aktiviteter som inte alltid leder rätt. Växla också upp när det gäller resultatspridning. Ett tips är att delta i nätverksträffar och diskutera utmaningar och framgångar med projekt från olika delar av landet.

Sätt på vindrutetorkarna

Lägg ner tid på att undersöka vilka liknande projekt som pågår eller nyligen avslutats inom närliggande ämnesområden. Etablera kontakter för att ta del av erfarenheter och lärdomar från andra projekt. Det leder ofta till värdefulla insikter som är till hjälp i planeringen och genomförandet av det egna projektet. De flesta brukar generöst också dela med sig av resultat och material. Är det möjligt kan det också vara både roligt och givande att arrangera aktiviteter, som workshoppar eller konferenser,  i samarbete med andra projekt eller organisationer. Då kan man nå ut till en större målgrupp, dela på kostnaderna och utbyta kunskap och erfarenheter med andra projekt.

Professorn på pakethållaren och VDn i baksätet

Spana också ut mot akademi och näringsliv. På universitet och högskolor bedrivs det ofta transportforskning som kan ge värdefull kunskap till projektet. Varför inte bjuda in intressanta forskare till möten eller föreläsningar? I bästa fall kan den kontakten med akademin utvecklas till ett framtida samarbetsprojekt där högskolans kunskap och forskning kommer till en tydlig nytta i det omgivande samhället. Kan du dessutom  i näringslivet hitta nya vänner  som är intresserade av ditt projekt? Då kan dina projektplaner spridas långt och ge oanade effekter. 

Mil efter mil eller Tour de Suède

Ta alla chanser att berätta om projektet och dess mål och aktiviteter. Ofta handlar det om ett hårt slit för att göra projektet och dess mål välkänt för en krets utanför den egna projektgruppen. Men när man nått ut till en större grupp ökar möjligheterna att starta den förändringsprocess som projektet syftar till. Medverka med presentationer i nationella konferenser, acceptera inbjudningar till byaföreningar. Berätta om projektets aktiviteter i nyhetsbrev och med inlägg i sociala medier. Bjud in dig och projektet till möten med näringsliv, politiker och tjänstepersoner.

Ett varv till

Du behöver arbeta med förankringen under hela projektresan. Använd alla kanaler. Det finns inga genvägar. Men viktigast är att inte ge upp, utan att du fortsätter att berätta om att projektet är viktigt, når resultat och gör nytta. Till slut brukar budskapet nå fram och ett intresse väcks.  Nu kan projektet bli en angelägenhet bland både målgrupp och intressenter. Men kom ihåg att projektet mår bra även av en god förankring i den egna organisationen. Håll därför ledningen i din organisation uppdaterad om projektets utveckling, resultat och måluppfyllelse.  Kopplingar till näringslivet ger ofta ett plus i kanten.

Återvändsgränder och stickspår

Projektets aktiviteter är förstås kärnan i verksamheten. Här behöver man vara noggrann genom att planera och utföra aktiviteter så att de på ett logiskt sätt leder framåt mot projektets mål. Det är också utomordentligt viktigt att aktiviteterna väljs utifrån evidens om deras effekt. Sätt upp tydliga tidsplaner för projektets delaktiviteter och sträva efter att utforma aktiviteterna så att deras resultat blir mätbara. Men acceptera samtidigt att en aktivitet kan vara både nödvändig och lyckosam utan att det går att mäta utfallet på ett meningsfullt sätt. Aktiviteter bör också utformas så att resultaten har ett bestående värde som finns kvar hos målgruppen efter att projektet avslutats. 

Anlita en etablerad verkstad

I ett projekt kan det förekomma många olika typer av aktiviteter som ska leda framåt mot projektmålen. Ibland kan det saknas rätt kompetens i projektgruppen  för att utföra önskad aktivitet på ett bra sätt. Då rekommenderas att ta in extern kompetens i projektet. Ta hjälp av kvalificerad expertis så att aktiviteten kan utföras med hög kvalitet. Som exempel kan det vara lätt att missa att nudging-aktiviteter för ändrade transportvanor ofta kräver goda kunskaper i beteendepsykologt för att ge goda och bestående resultat.

Håll champagnen på kylning (men erbjud även alkoholfria alternativ)

När aktivteter genomförts med goda resultat är det dags att fira. För att hålla ångan uppe och bibehålla engagemanget i hela projektorganisationen (inkl. målgruppen!) i ett längre förändringsarbete är det viktigt att skapa utrymme för att fira delsegrar. Firande är ett fantastiskt sätt att visa upp framgångar, belöna de som ansträngt sig samt att locka till sig nya supportrar. 

Månadskort är bättre än enkelbiljett

Trots gedigna förberedelser kan situationer uppstå där planerade aktiviteter inte är möjliga att utföra och projektets delmål eller mål inte går att realisera. Projektmålen kanske inte heller helt stämmer överens med behoven som nu finns i målgruppen. Då behöver man vara flexibel och revidera projektets inriktning eller mål. Även budgeten kan behöva ändras då vissa aktiviteter kan kräva mer eller mindre resurser än vad som beräknats från början. 

Halkbanan revisited

Etablera en kultur av lärande i projektorganisationen för att ta tillvara och bygga vidare på alla de erfarenheter – både positiva och negativa – som uppstår under projektets gång. Ta också hjälp av en extern resurs för lärande utvärdering genom hela projektet för att snabbt identifiera och åtgärda problem som riskerar projektets framgång.

Sopa bron och ploga vägen

Stundtals kan det kännas otacksamt att vara projektledare. Man upplever att man drar hela lasset själv och att ingen annan gör något. Ta tjuren i hornen på tidigt stadium och försök säkerställ att alla inblandade känner att de har ett ansvar men också frihet att själva hitta passande lösningar. Det kan vara klokt att istället fokusera på att undanröja hinder för att andra ska kunna bidra aktivt. Att ta ett steg tillbaka och visa tillit till att andra kan ta ansvar skapar engagemang för uppgiften på längre sikt.

Vem håller i styret? Vem trampar?

Ett projekt och dess medarbetare kan ibland hamna i en otydlig rollfördelning gentemot projektägarens linjeverksamhet. Tydliggör gärna ansvarsfördelningen mellan projekt och linjeverksamhet och mellan projektledare och närmaste chef. Att vara projektledare innebär inte att man har ett ansvar för frågor som handlar om arbetsmiljön. Chefen bör inte heller ta ansvar för arbetsfördelning och styrning inom projektet.

Cykelfest eller gokart?

Glöm inte att relationerna mellan medarbetarna i projektet fortfarande är avgörande för projektets framgång. Ordna aktiviteter som stärker relationerna mellan medlemmarna i projektgruppen. Det är också viktigt att synliggöra och analysera de krav och förväntningar som finns på projektet.

Samåk

Samverkan mellan olika organisationer tar tid, kräver tydlighet och mycket kommunikation. Men belönas ofta genom ett ökat nätverk, mer resurser och goda resultat.

Läs mer

Avslut

Under avslutningsfasen måste man säkerställa att projektets resultat och erfarenheter kan tas över och integreras i ordinarie verksamhet hos målgrupp och intressenter. Det är också viktigt att man lägger tid på att dela med sig och sprida lärdomar och erfarenheter från projektet. Tänk på att dina erfarenheter kan hjälpa många att utvecklas och göra bättre projekt,

Bjud in fler på resan

Nu under slutfasen av projektet är det viktigt att dela med sig av projektets erfarenheter, lärdomar och resultat så vitt och brett som möjligt. Spridningen kan förstås gå till på många sätt: arrangera en egen konferens eller workshop, medverka i andras konferenser, delta i nätverksträffar, prata med branschföreträdare, skriv nyhetsbrev eller en rapport, spela in en film eller en podd om lärdomar och erfarenheter eller åk på turné (digitalt eller fysiskt) i regionen eller runt om i Sverige. Använd så många kanaler som är möjligt utifrån projektets förutsättningar.  Kom ihåg att lärdomarna från ditt projekt är viktiga och kan göra stor nytta för andra, och då även utanför ditt eget närområde.

Resan har ingen slutstation

När grunden är lagd för långsiktig  och hållbar förändring är det dags att fördjupa och bredda arbetet för att involvera fler människor att känna ägarskap och engagemang för projektets resultat. Ett stort och viktigt kommunikationsarbete är att bibehålla känslan av allvar och angelägenhet för att säkra upp resurser för långsiktig förvaltning av resultatet i målgruppen. 

Från rymdraket till lokalbuss

När projektet går mot sitt slut ska projektresultaten och förändringen bli till det “nya normala”. Eftersom vi människor inte är särskilt förändringsbenägna så händer detta inte av sig självt utan kräver ofta mycket kraft och tålamod i kommunikationen. Stora landvinningar blir lätt bortglömda då det är lätt att halka ner i uppkörda hjulspår.

Bemanning

Tänk på att projektet har tillräcklig bemanning ända fram tills rapporteringen är avslutad. Det kanske inte räcker bara med projektledning och projektekonom utan fler funktioner kan krävas för ett gott avslut.

Läs mer

Efter projektavslut

Projektets aktiviteter och inriktning är avgörande för vad som händer efter att projektperioden avslutats. Vad som händer efteråt är ett resultat av allt arbete med projektet under de tidigare faserna från planering till måluppfyllelse. Sprid och använd lärdomarna genom att utveckla nya projekt som gärna får innefatta nya målgrupper och intressenter.

En stjärna tänds

Efter ett avslutat projekt kan det infinna sig en tomhet och kanske en besvikelse över att man inte nådde hela vägen fram. Trots hårt arbete i flera år är klimatproblemen inte lösta. Flera fordon drivs fortfarande med diesel eller bensin och många tar bilen istället för att cykla eller åka kollektivt. Men deppa inte. Reflektera över arbetet och resultatet från projektet och placera det i ett större perspektiv. Då ser du att arbetet som du och dina medarbetare har utfört är en viktig pusselbit för att vi ska nå klimatmålen.

Från T-Ford till Tesla

I den mån det är möjligt bör du följa utvecklingen av resultaten från projektet även efter avslutad projektperiod. Vad lever vidare? På vilket sätt fortsätter processer som startats under projektperioden?  Vad glöms bort? Här finns mycket lärdomar att hämta som kan användas vid planering, förankring och drift av nya projekt.

Resan fortsätter

Att nå hållbar, bestående förändring tar lång tid. Se inte projektets avslut som ett mål, snarare som en punkt där arbetet med hållbara transporter tas vidare in i en ny fas. Hitta former att driva förändringsarbetet vidare även efter projektet är avslutat. Kanske ryms frågorna nu inom målgruppens ordinarie verksamhet.

Kliv av bussen, hoppa upp på grävskopan

När projektet avslutats finns det möjlighet att skärpa omvärldsbevakningen och identifera inom vilka områden och frågeställningar som det finns störst behov för nya projekt som ska minska utsläppen av växthusgaser.  Var modig och våga lämna dina gamla hjulspår för att gå vidare till nya utmaningar. Kanske är det dags att fokusera på grävskopor och snöskotrar istället för kollektivtrafik, eller tvärtom?

Läs mer

Johan Edqvist

Projektledare

Om projektet

www.hållbarförändring.se har tagits fram tack vare stöd från Energimyndighetens program Lokal och regional kapacitetsutveckling (Loreg) till projektet Utveckling av processguide – hur vi får projekt för ett transporteffektivt samhälle att frodas och leva vidare. Projektet genomfördes under perioden 20190901-20201231 med Johan Edqvist vid Länsstyrelsen Västerbotten som projektledare. Helena Lindquist från LightSwitch deltog också i framtagandet av www.hållbarförändring.se. Materialet på dessa sidor är till stor del baserat på djupintervjuer och workshoppar med projektledare för projekt med anknytning till hållbara transporter. Även representanter för projektfinansiärer, projektutvärderare och projektintressenter har intervjuats och deltagit i workshoppar under projektet.

johan.edqvist@lansstyrelsen.se

010-22 54 510

Länsstyrelsen Västerbotten, Storgatan 71 B, 901 86 UMEÅ

Om webbplatsen